(Bagaimana membangun sebuah tim?)
Namanya Kenneth, seorang sahabat saya waktu saya masih tinggal di Singapore dulu. Untuk keperluan bisnis kantornya, dia sedang berada di Jakarta selama beberapa hari dan malam itu kami pun bertemu sambil makan malam di Oakwood building di Mega Kuningan. Kenneth dulu adalah seorang IT Consultant, dan dia perform sangat bagus pada rolenya tersebut selama bertahun-tahun.
Beberapa saat yang lalu dia dipromosi menjadi Head of Technical Support di sebuah perusahaan start-up dalam bidang IT. Meskipun perusahaannya masih kecil dan baru mulai beroperasi tahun lalu, Kenneth sudah menangani tim yang berisikan 20-an anak buah.
Karena memang Technical Support menjadi salah satu building block yang paling penting di perusahaan itu.
So far, so good. Dan sebenarnya Kenneth juga enjoy dengan pekerjaan (dan promosinya itu).
Tetapi sekarang Kenneth mulai terbangun dengan reality bahwa ternyata building a team is not an easy job! Anak-anak buahnya mulai menurun commitmentnya. Mulai ada beberapa perselisihan di antara mereka. Bahkan ada yang berani secara terang-terangan men-challenge Kenneth. Setelah berbulan bulan Kenneth menerangkan apa yang harus mereka capai bersama, masih juga ada yang bertanya ke Kenneth "What is our real objective"
Kenneth bingung,"They dont understand or they dont want to understand?"
Kenneth kebingungan dan tidak tahu harus berbuat apa.
Padahal sudah banyak buku manajemen yang dia baca dan berusaha terapkan. It did not help much ....
What should I do , tanya Kenneth.
Masalah yang dihadapi Kenneth sangat jamak dan sangat sering terjadi.
Apa yang dialami Kenneth adalah phase normal pada saat sebuah tim membentuk jati dirinya. Jadi jangan pernah bermimpi bahwa kalau anda harus membangun sebuah tim yang baru semuanya akan berjalan lancar dan timnya langsung melesat dan performance nya langsung cemerlang sejak awal. No way .....
Pasti ada masa masa sulit dulu sebelum akhirnya tim menemukan harmoninya dan kemudian akhirnya mereka bisa kompak bekerja untuk performance yang maximal.
Seorang leader yang baik harus mengerti proses ke arah sana, memahami simptom yang dirasakan timnya di setiap phase dan mengetahui apa yang harus dilakukan di setiap phase.
Bruce Tuckman (pada tahun 1965) membagi phase pengembangan tim dalam 4 phase. Semua team akan mengalami 4 phase tersebut, dan tentunya seorang leader yang baik harus mampu mengenali tanda-tanda yang terjadi di setiap phase dan mengetahui apa yang harus dilakukan di setiap phase tersebut.
Inilah intisari dari pengembangan tim dalam keempat phase tersebut (Forming, Storming, Norming dan Performing), menurut Bruce Tuckman.
Semoga dengan membaca intisari pemikirian Bruce Tuckman ini, Kenneth (dan team leader lainnya) dapat mengerti dan melakukan usaha yang tepat dalam membangun timnya.
1. FORMING
Ini adalah masa awal
pada pembentukan sebuah tim. Mereka baru saja saling berkenalan. Atau hal ini bisa terjadi pada sebuah tim yang mempunyai leader yang baru. Semua orang masih "jaga image", belum terbuka, masih jarang berdebat terbuka dan berbeda pendapat ....
Apa yang terjadi?
- Goal dari team belum jelas
- Pembicaraan didominasi oleh beberapa anggota team saja
- Beberapa anggota tim menghindari tanggung jawab
Apa yang harus dilakukan dilakukan oleh seorang leader?
- Perjelas objectives bersama yang harus dicapai oleh tim
- Perjelas pembagian role and responsibility di dalam tim
- Leader harus lebih aktif men-drive dan memberikan directions kepada team
Kalau tim anda masih di phase Forming, segera percepat agar masuk di phase berikutnya.
2. STORMING
Di sinilah gesekan gesekan mulai terjadi. Setiap team member akan membawa agenda nya masing masing. Debat terbuka mulai terjadi , perbedaan pendapat mulai disampaikan secara terang terangan.Tim mulai kebingungan mencari arah. Baik dalam kejelasan objective yang mereka harus capai maupun dari segi perbedaan working style di antara mereka .
Inilah phase yang sedang dialami Kenneth dalam cerita di atas.
Apa yang sedang terjadi?
- Mulai terjadi kebingungan tentang arah, tujuan bersama serta pembagian tugas dalam tim
- Team mulai bereaksi negative kepada style dari leadernya
- Team mulai kebingungan bagaimana meng-handle issue yang dihadapi
Apa yang harus dilakukan oleh leadernya?
- Semua anggota team harus diajak berdiskusi dan membicarakan masalah secara terbuka
- Memperjelas tujuan bersama yang harus dicapai dan peran setiap anggota team
- Leader harus meng-coaching team member dan membicarakan topik yang sulit dibicarakan secara terbuka.
Sangat wajar bahwa sebuah tim mengalami masa masa ini.
Sebuah kapal juga akan mengalami ombak dan badai sebelum mencapai tujuan. Tim juga begitu, pasti akan ada gesekan gesekan yang terjadi sebelum anda menjadi sebuah high performing team.
Understand that and bring the team to the next phase ...
3. NORMING
Pada phase ini beberapa perbedaan pendapat sudah mulai diselesaikan. Persepsi masing masing team mulai sama. Dan kalau leadernya menangani phase sebelumnya dengan baik, timnya pun mulai jelas apa yang menjadi objective bersama dan beberapa achievement sudah mulai kelihatan.
Apa yang terjadi?
- Team mulai bersepakat tentang tujuan bersama, cara kerja di dalam tim dan communication style
- Team mulai membangun rasa percaya diri secara kolektif
- Team membangun hubungan yang baik dengan external stakeholders
Apa yang harus dilakukan seorang leader.
- Kembangkan proses untuk sharing informasi dan menyampaikan feedback kepada anggota team yang lain
- Bangun konsensus untuk menyelesaikan masalah, negosiasikan bilamana perlu
- Leader memainkan peran sebagai fasilitator agar tim dapat mencapai tujuan bersama
- Leader mendelegasikan task khusus kepada anggota team yang cocok untuk menjadi leadernya
If you are in this phase, you are on the right track!
You just a need a litle bit of push to bring the team to the next phase, to become a high peforming team.
4. PERFORMING
Di phase inilah tim mulai perform dengan maksimal.
Tetap saja akan ada beberapa conflict dan gesekan. Tetapi team sudah saling mengenal satu dengan yang lain dengan baik, dan mereka mengerti bagaimana meng handle conflict dengan cara yang positive dan mereka juga akan mengerti bagaimana mencapai tujuan bersama yang harus dicapai team tersebut.
Apa yang terjadi?
- Team mulai mencapai hasil yang menggembirakan terhadap tujuan bersama yang harus dicapai
- Setiap anggota tim mulai bertanggung jawab penuh terhadap peran mereka masing-masing
- Setiap anggota tim saling bertindak secara proaktif demi keberhasilan bersama
Apa yang harus dilakukan seorang leader?
- Terus menerus mengevaluasi dan mencari area yang masih bisa diperbaiki
- Membandingkan apa yang sudah dicapai dan apa yang dicanangkan sebagai tujuan sejak awal
- Celebrate the quick wins and success to motivate all team members
Intinya meskipun beberapa achievement sudah kelihatan, leader tetap harus merangkul semua anakbuahnya dan teys menerus menchallenge team agar mencapai objective yang lebih baik lagi, jadi terus menerus terjadi peningkatan.
REMEMBER , WHEN YOU BUILD A "TEAM", you will have to go through 4 different phases:
1. FORMING
2. STORMING
3. NORMING
4. PERFORMING
Make sure you understand the sympthomes and what to do in each phase.
Semoga Kenneth dan leader-leader yang lain menjadi lebih memahami dan bisa menerapkan langkah langkah di atas, sesuai dengan phase di mana timnya sedang berada pada saat ini.
Salam Hangat
Pambudi Sunarsihanto
0 comments:
Post a Comment